Dienstag, 21. September 2010

E-Books und andere PDFs auf der Festplatte verwalten

Ich bin mir sicher, nicht der Einzige zu sein, dem es so geht: Hier ein E-Book gratis, da ein interessantes PDF – es wird zunächst erst einmal gespeichert, was man so avisiert bekommt. Irgend wann kann man es vielleicht ja einmal gebrauchen bzw. in Ruhe nachlesen.

Das Problem: Wenn man dann konkret etwas sucht, erinnert man sich vielleicht, dass man zum Thema etwas gespeichert hat. Wenn es dumm kommt, noch im Ordner „eigene Dokumente“ und wenn es noch dümmer kommt mit dem "aussagekräftigen" Dateinamen "news_030410.pdf". Kurzum: Man findet das Gesuchte auf seinen Speichermedien nicht wieder.

Die geschilderte Situation ist bekannt? Dann schildere ich einmal, wie ich es inzwischen selbst handhabe. Vielleicht lesen aber auch Interessenten mit, die eine bessere Lösung bei der Hand haben. Dann freue ich mich über anregende Kommentare...

Zunächst: Wer nur sporadisch ein paar solcher Dateien lokal speichert, der kann bereits durch eine sinnvolle Vergabe/Änderung der Dateinamen für ein gewisses Maß an Ordnung sorgen. Beispielsweise:

Recht_Fotografie_xyz.pdf
Recht_eCommerce_xyz.pdf
Handbuch_Canon_EOS_xyz.pdf
Handbuch_Microwelle_xyz.pdf
Workshop_Lightroom_schärfen.pdf
Workshop_Photoshop:freistellen.pdf

u.s.w.. Damit findet man die Dateien schon relativ schnell wieder. Vor allem dann, wenn man diese in einem extra Verzeichnis ablegt.



Wer öfters E-Books und ähnliche Dokumente aus dem Web herunter lädt, wird jedoch recht bald an die Grenzen dieses Systems stoßen. Also sind alternative Lösungen notwendig, um die Übersicht zu behalten. Nun führen viele Wege nach Rom und es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, sich sein persönliches Archiv zu gestalten. Einige Optionen seien beispielgebend nachfolgend genannt:

  • Arbeiten mit Verknüpfungen: Man basteltet sich eine Verknüpfungsstruktur, die den Themenbereich abbildet und an der man sich dann zu den gewünschten Dateien entlang hangelt.
  • Man nutzt einen externen Datenspeicher (auch „Online-Festplatte“ genannt), wie Dropbox - wer den Link nutzt und die Software installiert, hat schon einmal 2,25 GB gratis - um seine Dateien dahin auszulagern. Die Ablage kann entweder in bezeichnende (Unter-) Verzeichnisse erfolgen oder man trägt die genauen Links als Lesezeichen in seinen Browser ein.
Ich selbst nutze eine andere Vorgehensweise: Ich habe mir eine mehrstufige Navigation in HTML aufgebaut und auf dem Desktop lediglich eine „start.html“. Entscheidend ist, dass der letzte Link in seiner Beschreibung aussagekräftig genug ist.

Ein Beispiel:

Internet / Recht / eCommerce / Preisangabenverordnung – was haben Händler im Internet zu beachten? Erschienen 2010

Das Erscheinungsdatum ist dabei von besonderer Relevanz, denn nichts ist so schnelllebig, wie das Internet. Ich denke nur an die Widerrufsbelehrung, die zuletzt im April diesen Jahres geändert wurde und an der der Gesetzgeber bereits wieder arbeitet. Auch die Pflege und damit das Löschen von Dokumenten, so sie nicht mehr aktuell sind, gehört zur Verwaltung von Informationen.

Wichtig ist die eigene Disziplin, frisch herunter geladene Dateien auch gleich in das System seiner Wahl zu übernehmen. Man hat meist noch beschreibende Online-Informationen auf de Monitor, die man in die eigene Beschreibung mit einfließen lassen oder auch verschlagworten kann.

Apropos Verschlagwortung: Dieses geht auch beispielsweise mit Mister Wong. Aber: Viele Dokumente sind nur temporär online (Stichwort „E-Book des Tages) oder Sonderveröffentlichungen diverser Verlage, gekaufte E-Books oder PDFs. Von daher sind Online-Lesezeichen in diesem Zusammenhang nicht wirklich zu gebrauchen.

Die von mir beschriebene und genutzte Variante ist auch bei HMTL-Grundkenntnissen nutzbar. Wer sich besser auskennt, der kann auch LAMP oder WAMP auf seinen Rechner aufsetzen und eine MySQL-Datenbank zum Laufen bringen. Dann kann man ein Wordpress-Installation lokal ausschließlich zur Verwaltung seiner Dokumente verwenden. Inklusive der bereits angesprochenen Verschlagwortung.

Natürlich geht dies auch online (und ist noch einfacher) über Wordpress.com. Man strukturiert sich ein Blog und lädt die Dateien wieder hoch. Aus rechtlichen Gründen muss man allerdings darauf achten, dass die Option „public“ nicht gewählt wird, sondern „passwortgeschützt“ oder „privat“.

Für Musik, Fotos und Videos gibt es jede Menge Software, die speziell die Verwaltung erleichtert. Für E-Books und ähnliches habe ich noch kein Programm gefunden, welches mir wirklich zugesagt hätte.

Also: Wer hat welche Erfahrungen gesammelt, wer kennt eine gute Software?



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